Что такое электронная цифровая подпись и как она работает?

Бумажная волокита, бесконечные согласования и необходимость личного присутствия — все это только мешает работе, отнимает время и силы. Но не все так плохо. Все больше и больше документов переводят в электронную форму. И в этом случае допустимо использование электронной подписи. Что это такое, в чем преимущества и как ее получить — разбираемся с Марией Гайнутдиновой, специалистом по налогообложению. фото из личного архива Марии Гайнутдиновой &nbsp/&nbsp Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Электронная подпись — полноценный аналог подписи от руки. Законодательство РФ наделяет ЭЦП полной юридической силой. Преимущества ее очевидны: оформлять, предоставлять и хранить документы стало намного проще.  «Благодаря сложной системе шифрования ЭЦП гарантирует достоверность документов и конфиденциальность обмена данными» — подчеркивает Мария. Кому нужна ЭЦП

✔️ Юридическим лицам, чтобы документооборот стал быстрым и понятным. Это упростит работу в компании и взаимодействие с партнерами.⠀✔️ Физическим лицам, чтобы взаимодействие с госструктурами и учреждениями в электронном формате стало проще и быстрее. «Законодательно предусмотрено два вида электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной», — рассказывает эксперт.  Рассмотрим подробнее каждую из них.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Эта электронная подпись, представляющая собой комбинацию кодов и паролей, подтверждает, что электронный документ отправлен конкретным лицом.  «Простая электронная подпись не означает, что документ остался неизменным с момента подписания» — уточняет Мария. Такая подпись подойдет всем, кто пользуется интернет‑сервисам: покупает товары и услуги, перечисляет денежные средства. С помощью ПЭП можно оплатить штрафы ГИБДД и услуги на портале «Госуслуги».

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Этот вид подписи делает возможной идентификацию того, кто подписал документ. Кроме этого, он подтверждает, что содержание документа не менялось после подписания. Уровень защиты в этом случае выше, благодаря криптографическим алгоритмам. ⠀

Внутренний и внешний документооборот, оплата налогов через интернет — все это возможно с НЭП. Однако, здесь есть важный нюанс.  «Чтобы полноценно и правомерно использовать ЭЦП, стороны заключают соответствующее соглашение, где прописаны порядок и условия применения подписи», — отмечает эксперт. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Еще один тип подписи, практически является аналогом неквалифицированной. Оформить ее можно исключительно в удостоверяющем центре, который аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Но этого мало: необходимо, чтобы программное обеспечение было сертифицировано Федеральной службой безопасности. Таким образом, квалифицированная ЭЦП обладает полной юридической силой согласно положениям о защите конфиденциальной информации. 

КЭП применяется в следующих случаях:

•    Подача отчетов в ФСС, ФНС, ПФР и другие госорганы.•    Заключение договоров с контрагентами.•    Участие в госзакупках и других торгах и тендерах. •    Регистрация онлайн-кассы в ФНС.•    Подача искового заявления в суд.•    Заключение трудового договора удаленно. pixabay.com &nbsp/&nbspStartupStockPhotos Как и где получить ЭЦП? 

Прежде всего, рассмотрим, какие документы нужны для оформления ЭЦП. Физические и юридические лица, а также индивидуальных предпринимателей обязаны предоставить паспорт и копию СНИЛС. В некоторых случаях для юрлицам дополнительно потребуется выписка из ЕГРЮЛ, а индивидуальным предпринимателям — выписка из ЕГРИП.

ЭЦП действительная в течение одного года. В течение этого времени заявитель имеет право оформлять и подписывать документы в электронном виде. С окончанием срока действия ЭЦП подпись становится недействительной и юридической силой более не обладает. 

Выпуск ключа и сертификата занимает около двух дней. Как только все готово, информацию загружают в личный кабинет заявителя. Если есть необходимость отозвать ЭЦП или подтвердить ее подлинность, это тоже задача удостоверяющих центров. «Однако совсем скоро в работу УЦ будут внесены изменения», — предупреждает эксперт. С 1 июля 2021 года начинают работать поправки в Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Они подразумевают аккредитацию всех УЦ. Частично изменения вступят в силу 1 июля этого года, остальные — с 1 января 2022 года.  Федеральное агентство новостей &nbsp/&nbsp Как выглядит ЭЦП

Удостоверяющие центры (УЦ) выдают заявителю USB-флешку. Заявитель носит ее с собой или хранит в надежном месте, недоступном для посторонних по аналогии с печатью. Кроме флешки, центры выдают индивидуальный ключ доступа.

Как отозвать электронную подпись

В случае, если ключевой носитель был сломан или потерян, сотрудник, на которого была оформлена ЭЦП, уволился, у организации сменился руководитель, нужно обратиться в удостоверяющий центр, чтобы досрочно аннулировать владельца ЭЦП, сертификат и ключи электронной подписи. 

Прежде всего нужно заполнить оригинал заявления на аннулирование сертификата ключа подписи. Заявление необходимо подписать, а для юридических лиц потребуется еще и печать организации. После этого заявление подается в УЦ.  «Отзыв ЭЦП занимает некоторое время, учитывайте этот момент в работе: ведь подача отчетов и документов должна быть выполнена в срок», — предупреждает эксперт. Плюсы и минусы 

Плюсы использования ЭЦП очевидны. Скорость нашей жизни, необходимость быстро принимать решения, желание оптимизировать свою работу и работу компании — все это требует экономии времени и сил. И в этом случае ЭЦП просто незаменима. 

Но, как и любое нововведение, это тоже имеет свои минусы, связанные, прежде всего, с безопасностью. Применение ЭЦП предполагает строгую ответственность и внимательность. Как бы ни бы велик соблазн передать ключи своему заместителю, главному бухгалтеру и еще десятку сотрудников, делать этого ни в коем случае нельзя. Упрощая себе таким образом жизнь, вы разделяете ответственность с неизвестным количеством людей, а значит, теряете контроль над достоверностью подписанных документов и совершенных действий. 

Для физических лиц безопасность не менее важна. Мошенники, к сожалению, никуда не делись и всеми способами пытаются прорваться через все коды, пароли и алгоритмы. Не упрощайте им работу: никому не давайте доступ к вашей ЭЦП.